木太地区コミュニティ協議会個人情報保護規程

(趣旨)
第1条　この規程は、コミュニティセンターの管理に関する基本協定(以下「協定」という。)による業務の履行に当たって、個人の権利利益を侵害することのないよう個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
・個人情報　個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
・文書等　コミュニティセンター(以下「センター」という。)の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、マイクロフィルムおよび電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、協議会が保有しているもの(一般の利用に供することを目的として保有しているものを除く。)をいう。
・保有個人情報　職員が職務上作成し、または取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、保有しているものをいう。ただし、文書等に記録されているものに限る。
・本人　個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(適正管理)
第3条　職員は、この規程の目的を達成するため、個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じるものとする。

(職員の責務)
第4条　職員は、協定による業務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。指定期間が終了し、または協定が解除された後も同様とする。

(個人情報取扱事務の登録等)
第5条　職員は、個人情報を取り扱う事務(個人の氏名、生年月日その他の記述または個人別に付された番号、記号その他の符号により個人を検索することができる形で個人情報が記録された文書等を使用する事務に限る。ただし、職員または職員であった者に係るものを除く。以下この条において「個人情報取扱事務」という。)について、次に掲げる事項を登録した個人情報取扱事務登録簿を備えるものとする。
・個人情報取扱事務の名称
・個人情報取扱事務の目的
・個人情報の記録の内容
・個人情報の収集の方法
・個人情報の利用等の範囲

2.職員は、個人情報取扱事務を新たに開始しようとするときは、あらかじめ、当該個人情報取扱事務について、前項各号に掲げる事項を個人情報取扱事務登録簿に登録するものとする。登録した事項を変更しようとするときも、同様とする。
3.個人情報取扱事務登録簿は一般の閲覧に供さなければならない。

(取扱いの制限)
第6条　職員は、基本的人権の侵害につながるおそれのある次に掲げる事項に関する個人情報を取り扱ってはならない。ただし、法令または条例(以下「法令等」という。)の規定に基づいて取り扱うとき、または事務・事業の目的達成のために必要があって、かつ、欠くことができないと認めて取り扱うときは、この限りでない。
・思想、信条および宗教
・人種および民族
・犯罪歴
・前3号に掲げるもののほか、特に社会的差別の原因となるもの

(収集の制限)
第7条　個人情報を収集するときは、あらかじめ個人情報を取り扱う目的(以下「取扱目的」という。)を明確にし、当該取扱目的の達成のために必要な範囲内で適法かつ公正な手段により収集するものとする。
2.個人情報を収集するときは、本人から収集するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
・法令等の規定に基づき収集するとき。
・本人の同意に基づき収集するとき。
・人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ない必要があると認めて収集するとき。
・出版、報道その他これに類する行為により公にされたものから収集するとき。
・前各号に掲げるもののほか、本人以外の者から収集することに相当な理由がある場合であって本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
3.法令等の規定に基づく申請、届出その他これらに類する行為に伴い、当該申請、届出その他これらに類する行為を行おうとする者以外の個人に関する個人情報が収集されたときは、当該個人情報は、第2項第2号の規定による収集がされたものとみなす。

(従事者の監督)
第8条　センター長は、協定による業務に従事する者(資料等の運搬に従事する者を含む。以下「従事者」という。)に対し、在職中および退職後においても当該協定による業務に関して知り得た個人情報を他人に知らせまたは不当な目的に使用してはならないこと、個人情報の違法な利用および提供に対して罰則が適用される可能性があることその他個人情報の保護に関して必要な事項を周知しなければならない。
2.センター長は、協定による業務を処理するために取り扱う個人情報の適切な管理が図られるよう、従事者に対して必要かつ適切な監督を行なわなければならない。

(利用の制限)
第9条　職員は、保有個人情報が収集されたときの取扱目的の範囲を超えて当該保有個人情報を利用しないものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
・法令等の規定に基づき利用するとき。
・本人の同意に基づき利用するとき。
・人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ない必要があると認めて利用するとき。
・前3号に掲げる場合のほか、公益上必要かつ相当な理由があるとき。

(提供の制限)
第10条　職員は、コミュニティ協議会(以下「協議会」という。)以外の者に保有個人情報を提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
・法令等の規定に基づき提供するとき。
・本人の同意に基づき提供するとき。
・人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ない必要があると認めて提供するとき。
・国の機関、地方公共団体、独立行政法人等または地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、事務または業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由があるとき。
・専ら統計の作成または学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき。
・保有個人情報を提供することが明らかに本人の利益になるとき。
・前各号に掲げる場合のほか、協議会が特に必要があると認めるとき。
2.協議会以外の者に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供を受ける者に対し、当該保有個人情報の使用目的もしくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、またはその適正な取扱いについて必要な措置を講ずることを求めるものとする。

　(保有個人情報の管理)
第11条　職員は、保有個人情報の適正な管理および安全保護を図るため、次に定める措置を講じるものとする。
・保有個人情報は、正確かつ必要に応じて最新なものとすること。
・保有個人情報の漏えい、滅失、改ざん、き損その他の事故を防止すること。
2.保有個人情報の記録を保管する必要がなくなったときは、速やかに、当該保有個人情報の廃棄、消去等の措置を講じるものとする。

　(委託に伴う措置等)
第12条　個人情報を取り扱う事務の一部を協議会以外の者に委託しようとするときは、その委託に係る契約において、その委託を受けた者が講ずべき安全確保の措置を明らかにするものとする。

(苦情処理)
第13条　職員は、個人情報の取扱いに関する苦情を適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(市長による助言等)
第14条　コミュニティ協議会長(以下「管理者」という。)は、この規程の実施に関し、必要があるときは、高松市長に対し、指導、助言等を求めることができる。

(資料等の返還)
第15条　協定による業務の処理のために、高松市から提供を受け、または職員自らが収集し、もしくは作成した個人情報を記録した資料等は、協定による業務処理の完了後直ちに高松市に返還し、または引き渡すものとする。ただし、高松市が別に指示した時は、その指示に従うものとする。

(事故の報告)
第16条　個人情報の漏えい、滅失または毀損その他の事故が発生し、または発生するおそれのあることを知ったときは、速やかに高松市に報告し、高松市の指示に従わなければならない。

(委任)
第17条　この規程の施行に関し必要な事項は、管理者が別に定める。

附　則
(施行期日)
1.この規程は、平成19年4月1日から施行する。
2.この規程は、この規程の施行の日以降に作成し、または取得した文書等について適用する。